Транспортная накладная — обязательный документ для служебных автомобилей. Это необходимо как для транспорта, принадлежащего организации, так и для частного транспорта, используемого в деловых целях. В него заносятся места посещения с данными о израсходованном топливе и пробеге. В случае грузовых перевозок накладная прилагается к накладной.
ЛП — это официальный документ, с помощью которого в бухгалтерии ведется первичный учет транспортных операций, а водителям начисляется заработная плата. Действует во время смены. К регистрации подводной лодки привлекаются экспедиторы организации или уполномоченный сотрудник.
Этот документ содержит следующие моменты:
Благодаря накладным проверяется активность водителя и отслеживается рабочее состояние автомобиля.
Происходит сравнение зарегистрированного на подводной лодке пробега техники с плановыми расчетами. Формы создаются на принтерах, но некоторые организации создают шаблон и сами распечатывают документы.
Форма PL — это форма строгой отчетности. Все бланки должны быть пронумерованы, а состояние готовых (и поврежденных) печатных форм должно контролироваться. Ваучер, в котором были допущены ошибки при заполнении, необходимо удалить и его номер занести в список.
В 2017 году конструкция подлодки была изменена. Новая форма накладной стала содержать информацию о:
Круглый штамп на заполненном бланке больше не требуется. Печать ставится теми организациями, которые ее используют в соответствии со своим уставом.
- Реестр путевых листов
- Журнал регистрации предрейсового контроля
- Изменения в документе
- Образец заполнения
- Обязательные реквизиты для лицевой стороны
- Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка
- Форма путевого листа для нетранспортной организации
- Документы по учёту топлива нового образца
- Хранение и ответственность
Реестр путевых листов
Работодатели должны зарегистрировать свои PS в реестре накладных или «реестре накладных». Этот модуль выглядит так:
Журнал регистрации предрейсового контроля
Этот документ необходим каждому предпринимателю, владеющему транспортным средством. В журнал записываются данные осмотра автомобиля перед каждым полетом.
Частоту проверок определяет работодатель. Транспортные средства, не прошедшие предрейсовую проверку, к перемещению не допускаются.
Изменения в документе
С 15 декабря 2017 года законом внесены новшества в оформление накладных. Они заключаются в том, что:
- День и время предрейсовой проверки вводятся в подводную лодку статус транспорта, т.е записываются день, месяц, год и время записывается каждую минуту.
- Меняется организация условий безопасности транспорта — если до проверки этих проверок проводилось состояние транспортного средства до и после полета, то теперь эта проверка проводится перед выездом транспортного средства со стоянки.
Образец заполнения
Некоторые детали были добавлены в новую форму накладной. Указывать:
Обязательные реквизиты для лицевой стороны
Обязательные данные для лицевой стороны состоят из:
- номер документа, серия (в случае печатной бумаги), день / месяц / год поездки.
- Название организации и ее контакты, код ОКПО, наименование и марка транспортного средства (если транспортное средство арендуется, номер договора аренды записывается в графе марки).
- Номерной знак автомобиля и номер гаража, информация о водителе (ФИО, штатный номер и номер водительских прав, класс вождения). Если организация занимается пассажирскими перевозками, также заполняется графа «Лицензионная карточка». Адрес доставки относится к месту отправки автомобиля.
Слесарь вносит данные в накладную и подпись.
Отправитель вводит расчетное время возврата автомобиля с рейса и расчетный пробег. Если вы путешествуете по делам, также отметьте дату. Грузоотправитель, перевозящий оборудование, проверяет прибывшее после рейса транспортное средство, записывает комментарии в PL, если таковые имеются. Форма содержит данные о несвоевременном возврате или неисправности автомобиля. Водитель вводит свои данные в колонку «Транспортное средство проехало.
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка
На обороте следующие данные:
Форма путевого листа для нетранспортной организации
Нетранспортным компаниям нужны ваучеры для определения стоимости горюче-смазочных материалов (горюче-смазочных материалов). PL вставлен:
- Информация об операторе транспортного средства (в том числе информация о медицинском осмотре).
- Данные о предрейсовой проверке состояния этих транспортных средств.
- Нормы расхода топлива: организация может рассчитывать и определять собственные нормы расхода топлива или руководствоваться нормативами, утвержденными Минтрансом России. Лучше избегать значительных различий в правилах, установленных самостоятельно, и в правилах Министерства транспорта, поскольку это может привести к проверкам со стороны налоговых органов.
Документы по учёту топлива нового образца
ГСМ выдаются водителю только при наличии накладной. Бухгалтер подписывает накладную, а водитель подписывает декларацию.
Начало заявления:
Центральная часть выписки представлена графами для заполнения.
Драйвер должен писать в последний столбец таблицы. Если абонентов несколько, список помещается перед накладными.
Низ заднего листа:
Хранение и ответственность
В архиве бухгалтерии этот документ хранится пять лет в том случае, если за этот период прошла хотя бы одна проверка. При отсутствии элементов управления лист не утилизируется. ЛП не удаляется из архива до достижения 75-летнего возраста, если он был зарегистрирован на сотрудника, работавшего в тяжелых и вредных условиях.
Для водителя отсутствие или ошибки регистрации подлодки грозит штраф в размере 500 рублей, для должностного лица эта сумма увеличивается до 20 000 рублей, а для юридического лица может достигать 100 000 рублей.
Транспортная накладная — незаменимый документ для служебных автомобилей. С его помощью осуществляется: выплата заработной платы водителям, контроль действий водителя и контроль износа транспортных средств. В конце 2017 года документ был модифицирован нововведениями, касающимися методов контроля статуса транспорта и правил установления расписания этого контроля. Знание и соблюдение этих правил поможет руководству компаний и водителям транспортных средств избежать проблем с инспекционными структурами и налоговыми органами.