Если организация владеет автомобилем, ее руководству необходимо отслеживать и подтверждать многие факты по мере его движения. Например, маршрут автомобиля, может ли водитель управлять им по состоянию здоровья, сколько израсходовано топлива, какой груз он везет. Без фиксации этих данных на бумаге подтвердить их невозможно. Для этого был создан специальный документ — накладная, более известная под сленговым названием «ваучер». Помимо учета количества пройденных километров и расхода бензина, он выполняет еще одну важную задачу: на основании этого документа рассчитывается заработная плата водителей.
Когда нужен путевой лист?
В любой организации перед вылетом водитель заполняет накладную. Однако по закону эта компиляция не обязательна. Дело в том, что согласно «Уставу автомобильного транспорта» оформлять путевку необходимо только в определенных случаях. Они здесь:
Во всех остальных случаях карта не обязывает вас выписывать «билет». Однако, как правило, руководство требует, чтобы вы всегда заполняли документ.
Бланк путевого листа
«Билет» оформляется на специальных бланках, которые утверждаются Федеральной статистической службой вместе с другими формами бюджета. Однако эти модули не требуются для использования. Если по какой-то причине руководство организации не удовлетворено ими, они могут разработать свои собственные. Главное, чтобы в «тикете» была вся необходимая информация. Но в большинстве случаев все же используются унифицированные формы. В самом деле, зачем изобретать велосипед?
Формы «путевок» различаются в зависимости от типа автомобиля. Для легковых, грузовых автомобилей, строительной техники они разные. Вот как выглядит «билет» на машину:
Лицевая сторона накладной показана в левой части рисунка, а оборотная сторона — в правой.
Новая форма путевого листа
В этом году изменились требования к содержанию накладной. Теперь он должен содержать больше информации.
Кроме того, немного изменились необходимые детали.
Вот список всех новостей:
Правила заполнения
Подготовку документа можно разделить на несколько этапов:
«Путевку» нужно выдавать каждый день по новой.
Запрещается использовать одну и ту же форму в течение нескольких дней, если водитель и автомобиль не находятся в командировке.
также запрещено оставлять какие-либо обязательные поля документа пустыми.
Образец оформления
Одно дело рассказать, как написан документ, а другое — увидеть его собственными глазами. Вот полностью заполненный пример лицевой и оборотной накладных:
Нужна ли «путевка» при возвращении в гараж?
Между водителями и руководством организаций часто возникают споры, нужно ли указывать в «талоне» маршрут движения машины от гаража или стоянки до первой точки маршрута. Некоторые считают, что этот сдвиг вызван деловой необходимостью, поэтому его не нужно включать в документ, в то время как другая часть драйверов придерживается противоположного мнения.
Росстат прекратил этот спор. В пояснительном письме он указывает, что абсолютно все движения автомобиля, в том числе путь до гаража в конце или начале смены, должны быть указаны в накладной.
Минфин также обращает внимание на это в своем письме, запрещая любое управление автомобилем, принадлежащим организации или индивидуальному предпринимателю, без его документальной фиксации.
Требования по оформлению и использованию
Документ составляется в единственном экземпляре сотрудником ответственной за это организации и подписывается слесарем. Когда водитель уезжает в рейс, газета у него в руках. Это необходимо в случае проведения досмотра, так как в накладной может потребоваться указать как сотрудников ГИБДД, так и сотрудников Ространснадзора, которые иногда дежурят на дорогах для проверки транспортных средств. Если у человека, управляющего автомобилем, нет документа, он будет оштрафован. Он предусмотрен частью 2 статьи 12.3 КоАП, и его размер составляет пятьсот рублей.
По возвращении в организацию и в конце смены водитель выдает «билет». Затем он заносится в специальный журнал и передается бухгалтеру для отчетности.
Правила оформления документа для бухгалтерии
Накладная нужна не только для контроля водителей со стороны руководства. Во-первых, это первичный бухгалтерский документ. Следовательно, он также должен соответствовать требованиям, которые Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предъявляет к таким ценным бумагам. Согласно этим требованиям бухгалтерский документ должен содержать следующую информацию:
Кроме того, бухгалтерские документы должны быть правильно составлены в соответствии с положениями действующего законодательства и других нормативных актов.
Типичные ошибки при оформлении
Водители часто ошибаются при заполнении «путевок». В этом случае ошибки всегда одни и те же. Вот самые распространенные:
